در این مطلب خواهید خواند:
فاکتورساز چیست و نقش آن در مدیریت فاکتور چگونه است؟
ابزار فاکتورساز به شما کمک می‌کند به‌سادگی فرآیند صدور و مدیریت فاکتور را برای مشتریان خود انجام دهید و تمامی اطلاعات خرید، مبالغ و جزئیات پرداخت را به صورت متمرکز ثبت نمایید. با این ابزار، مدیریت فاکتورها سریع‌تر، دقیق‌تر و حرفه‌ای‌تر پیش می‌رود.
شروع مدیریت فاکتور با ایجاد پیش‌فاکتور جدید
در پنل دستیارک و از طریق بخش «مالی» می‌توانید به صفحه فاکتورساز دسترسی پیدا کنید.
در این صفحه، مجموعه‌ای از فیلدهای کاربردی در اختیار شما قرار دارد که با تکمیل آن‌ها می‌توانید به‌سادگی پیش‌فاکتور موردنظر خود را ایجاد کرده و اطلاعات مربوط به مشتری، محصولات و مبالغ را به‌صورت دقیق ثبت نمایید.
ثبت اطلاعات و جزئیات پیش‌فاکتور
برای صدور پیش‌فاکتور، ابتدا باید یک مشتری را از میان افرادی که پیش‌تر در سیستم ثبت شده‌اند، انتخاب کنید.
سپس لازم است وضعیت آن را مشخص کنید.
در مرحله بعد می‌توانید بر اساس نیاز خود، روش پرداخت مورد نظر را از میان روش‌های پرداختی که پیش‌تر در سیستم تنظیم و ثبت شده‌اند، انتخاب نمایید.
در صورت وجود جزئیات یا نکات خاص، می‌توانید آن‌ها را در بخش توضیحات پیش‌فاکتور وارد کنید تا اطلاعات کامل‌تری در سیستم ثبت شود.
همچنین، امکان انتخاب سرنخ فروش مرتبط با پیش‌فاکتور وجود دارد. توجه داشته باشید که گزینه‌های نمایش داده‌شده در این بخش مستقیماً با مشتری انتخاب‌شده مرتبط هستند؛ به این معنا که تنها سرنخ‌های فروش مربوط به همان مشتری به عنوان گزینه برای انتخاب در دسترس خواهند بود.
مدیریت و ویرایش مشخصات فروشنده و خریدار
در بخش‌های بعدی پیش‌فاکتور، می‌توانید مشخصات فروشنده و خریدار را مشاهده نمایید. در صورت نیاز، این اطلاعات قابل ویرایش هستند تا از صحت و به‌روزبودن داده‌ها اطمینان حاصل شود.
برای مثال، جهت ویرایش اطلاعات فروشنده، کافی است روی دکمه «ویرایش اطلاعات فروشنده» کلیک کرده و مواردی مانند آدرس یا شماره تماس را به‌روزرسانی کنید.
در صورتی که شخصیت مورد نظر شما حقوقی باشد، می‌توانید با کلیک بر روی تب «حقوقی»، سازمان مربوط به آن را انتخاب کرده و اطلاعات آن را وارد نمایید.
همچنین اگر برای شخصیت مورد نظر هیچ آدرس یا شماره تماسی ثبت نشده باشد، با انتخاب گزینه‌های «افزودن آدرس جدید» یا «افزودن شماره تماس جدید» می‌توانید اطلاعات مورد نظر خود را به سیستم اضافه کنید.
افزودن کالا یا خدمات به پیش‌فاکتور فروش
در بخش بعدی، لازم است برای پیش‌فاکتور خود کالا یا خدمات مورد نظر را انتخاب و اضافه کنید. با کلیک بر روی گزینه «کالا یا خدمات»، فیلدهایی نمایش داده می‌شوند که از طریق آن‌ها می‌توانید محصول یا خدمت دلخواه خود را به پیش‌فاکتور بیفزایید.
از میان محصولات ثبت‌شده در سیستم، محصول مورد نظر را انتخاب نمایید.
پس از انتخاب، فیلد قیمت واحد به‌صورت خودکار مقداردهی می‌شود که این مقدار از قیمت تعیین‌شده برای آن محصول در زمان ثبت اولیه گرفته می‌شود.در صورت نیاز، می‌توانید قیمت را به‌صورت دستی برای این پیش‌فاکتور ویرایش کنید.
همچنین امکان مشخص کردن تعداد محصول، اعمال کد تخفیف، و افزودن توضیحات تکمیلی درباره محصول نیز وجود دارد.
در نهایت، با کلیک بر روی دکمه «افزودن کالا یا خدمات»، محصول یا خدمت انتخابی به پیش‌فاکتور اضافه می‌شود و می‌توانید جزئیات آن را در جدول مربوطه مشاهده کنید.
ثبت نهایی و مدیریت فاکتور در سیستم
می‌توانید بیش از یک کالا یا خدمت را به پیش‌فاکتور خود اضافه کنید تا تمامی اقلام مورد نیاز مشتری در یک فاکتور درج شوند.
در پایان، این امکان وجود دارد که یک مبلغ کلی تخفیف برای پیش‌فاکتور تعیین کرده و آن را از مبلغ قابل پرداخت کسر نمایید.
پس از تکمیل اطلاعات، با کلیک بر روی دکمه «ایجاد پیش‌فاکتور»، سند شما در سیستم ثبت شده و می‌توانید آن را در صفحه «فاکتورها» مشاهده و مدیریت کنید.
ارسال لینک پیش‌فاکتور برای مشتری جهت پرداخت
پس از ایجاد پیش‌فاکتور، می‌توانید لینک مربوط به آن را برای مشتری مورد نظر خود ارسال کنید. برای این منظور، کافی است بر روی گزینه «نمایش فاکتور» کلیک نمایید تا صفحه مربوط به پیش‌فاکتور باز شود.
در این صفحه، می‌توانید لینک مستقیم پیش‌فاکتور را کپی کرده و برای مشتری ارسال کنید تا او بتواند جزئیات فاکتور را مشاهده کرده و فرآیند پرداخت را به‌صورت آنلاین انجام دهد.
نقش صدور سریع پیش‌فاکتور در افزایش نرخ نهایی‌سازی فروش
استفاده از سیستم یکپارچه برای صدور فاکتور و پیش‌فاکتور به کارشناسان فروش اجازه می‌دهد در کمترین زمان ممکن، اسناد مالی استاندارد و با ظاهر رسمی تولید کنند. سرعت بالا در ارسال لینک پیش‌فاکتور مانع از سرد شدن تمایل خرید مشتری می‌شود و خطاهای مربوط به محاسبات دستی، تخفیف‌ها یا قیمت واحد را کاملاً به صفر می‌رساند.
مزایای اتصال فاکتور به سرنخ‌های فروش و سوابق مشتری
ارتباط مستقیم هر فاکتور با پرونده سرنخ و مخاطب، یک چرخه کامل از تاریخچه تعاملات مالی ایجاد می‌کند. این ویژگی به مدیران دید شفافی درباره ارزش هر معامله می‌دهد و باعث می‌شود پیگیری‌های مالی، اعمال تخفیف‌های سفارشی و گزارش‌گیری از میزان فروش در بازه‌های زمانی مختلف بسیار ساده و دقیق انجام شود.
سوالات متداول درباره صدور و مدیریت فاکتور
آیا پس از صدور پیش‌فاکتور می‌توان اقلام یا مبالغ آن را تغییر داد؟
بله، تا زمانی که فاکتور پرداخت نهایی نشده باشد، امکان ویرایش اقلام، تعداد، قیمت‌ها، مشخصات خریدار و درصد تخفیف وجود دارد.
مشتری از چه طریقی می‌تواند لینک فاکتور دریافتی را پرداخت کند؟
با کلیک روی لینک اختصاصی، مشتری وارد صفحه وب نمایش فاکتور می‌شود و می‌تواند از طریق درگاه‌های پرداخت آنلاین متصل به سامانه یا ارسال فیش پرداخت آفلاین، خرید خود را نهایی کند.
آیا امکان صدور فاکتور رسمی برای سازمان‌ها و شرکت‌های حقوقی وجود دارد؟
بله، در بخش اطلاعات خریدار و فروشنده با انتخاب تب «حقوقی»، امکان درج نام شرکت، شناسه ملی، کد اقتصادی، شماره ثبت و آدرس رسمی فراهم است.
آیا تخفیف را می‌توان هم برای یک قلم کالا و هم برای کل فاکتور اعمال کرد؟
بله، سیستم این انعطاف را دارد که هم روی هر کالا به‌صورت جداگانه تخفیف مشخصی در نظر بگیرید و هم در پایان، یک مبلغ تخفیف کلی روی فاکتور نهایی اعمال کنید.
به اشتراک بگذارید: