در این مطلب خواهید خواند:
اهمیت تعریف دپارتمان و دسته‌بندی در سامانه پشتیبانی
با ایجاد دپارتمان‌ها و دسته‌بندی‌ها در یک سامانه پشتیبانی کارآمد، تیکت‌ها بر اساس موضوعات یا حوزه‌های کاری مشخص سازماندهی می‌شوند. این ساختار از پراکندگی درخواست‌ها جلوگیری کرده و به کارشناسان و مدیران کمک می‌کند تا تیکت‌های مرتبط با یک بخش یا موضوع خاص را سریع‌تر پیدا کنند.
مدیریت دپارتمان و دسته‌بندی
اگر به‌عنوان مالک سامانه پشتیبانی خود وارد یکی از سامانه‌های دستیارک شوید، در بخش سفارشی‌سازی می‌توانید به تب دپارتمان و دسته‌بندی دسترسی داشته باشید. در این صفحه می‌توانید لیست تمامی دپارتمان‌ها و دسته‌بندی‌های موجود را مشاهده و مدیریت کنید.
افزودن دپارتمان جدید
برای اضافه کردن یک دپارتمان جدید به سامانه، کافی است روی دکمه «افزودن دپارتمان» کلیک کنید.
نام دپارتمان مدنظر خود را وارد کنید و روی دکمه ایجاد کلیک کنید.
شما این امکان را دارید که برای هر دپارتمان، تعداد نامحدودی زیردسته ایجاد کنید.
علاوه بر افزودن دسته‌بندی جدید، شما می‌توانید نام دسته‌بندی‌های موجود را نیز در هر زمان تغییر دهید.
همچنین می‌توانید ترتیب قرارگیری دپارتمان‌ها را نیز مشخص کنید. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا دپارتمان‌ها و دسته‌بندی‌ها در سامانه، طبق اولویت‌های موردنظر شما نمایش داده شوند و کاربران راحت‌تر به بخش موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند.
در صورت نیاز می‌توانید هر دپارتمان دلخواه را به‌راحتی حذف کنید.
تنها نکته مهم این است که اگر در آن دپارتمان یا دسته‌بندی، تیکت فعالی وجود داشته باشد، بهتر است ابتدا دسته‌بندی آن تیکت‌ها را تغییر دهید و سپس اقدام به حذف دپارتمان نمایید.
همان‌طور که دیدیم، تعریف ساختارمند دپارتمان‌ها و دسته‌بندی‌ها در هر سامانه پشتیبانی، مسیر رسیدگی به درخواست‌ها را شفاف‌تر می‌سازد. گام بعدی در مدیریت تیکت‌ها، توجه به وضعیت آن‌هاست. وضعیت نشان می‌دهد هر درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد؛ برای مثال در حال بررسی، انجام شده یا بسته. برای آشنایی بیشتر با این موضوع، پیشنهاد می‌کنیم مطلب مربوط به وضعیت تیکت‌ها را بخوانید.
سوالات متداول درباره دپارتمان و دسته‌بندی تیکت
دپارتمان و دسته‌بندی تیکت چه تفاوتی دارند؟
در یک سامانه پشتیبانی، دپارتمان معمولاً واحد یا حوزه کاری اصلی مانند «مالی»، «فنی» یا «فروش» را مشخص می‌کند، در حالی که دسته‌بندی (زیرمجموعه) جزئیات بیشتری از موضوع درخواست را نشان می‌دهد؛ به‌عنوان مثال دپارتمان «پشتیبانی فنی» و دسته‌بندی «مشکل ورود به حساب».
آیا برای هر دپارتمان می‌توان چند دسته‌بندی ایجاد کرد؟
بله، برای هر دپارتمان امکان تعریف تعداد نامحدودی زیردسته یا دسته‌بندی وجود دارد تا تیکت‌ها دقیق‌تر سازماندهی شوند.
اگر در دپارتمانی تیکت فعال وجود داشته باشد، آیا باز هم می‌توان آن را حذف کرد؟
تکنیکی بهتر است ابتدا دسته‌بندی تیکت‌های فعال آن دپارتمان را تغییر دهید و سپس اقدام به حذف نمایید تا درخواست‌های جاری از بین نروند.
آیا می‌توان ترتیب نمایش دپارتمان‌ها را تغییر داد؟
بله، مالک سامانه می‌تواند ترتیب قرارگیری دپارتمان‌ها و دسته‌بندی‌ها را بر اساس اولویت دلخواه خود تنظیم کند تا کاربران سریع‌تر به بخش موردنظر دسترسی پیدا کنند.
به اشتراک بگذارید: